AIを活用した議事録の自動化により、
泉大津市（大阪府）では年間約1万時間・人件費にして約3,800万円のコスト削減を実現しました。
その具体的な取り組みと、業務効率化の可能性をご紹介します。
「また今日も、会議の議事録作成か…。もっと他にやるべきことがあるのに…」
もしあなたが、自治体やNPOの職員で、会議や打ち合わせの議事録作成といった、地味ながらも時間のかかる作業に、貴重な時間を奪われていると感じているなら。
これは、ある市がAIの力でその非効率を解消した物語です。
議事録作成という、見えないコスト
人口約14万人の、泉大津市。
職員らは、生成AIの導入による業務改革に、積極的に取り組んでいました。
その中でも、特に大きな効果を上げたのが、「会議の議事録作成」の自動化でした。
議事録作成。それは、一見、誰にでもできる単純作業に見えるかもしれません。
しかし、実際には、会議の録音データを何度も聞き返し、発言者を特定し、要点をまとめるという、非常に手間と時間のかかる作業です。
ある試算によれば、1時間の会議の議事録を作成するには、平均で4時間もの作業時間が必要になると言われています。
もし、毎日1時間の会議があれば、それだけで1日の半分が潰れてしまう計算です。
この「見えないコスト」が、職員の貴重な時間を奪い、本来注力すべき住民サービスの向上や、政策立案といった、創造的な業務を圧迫していたのです。
AIが、1時間の会議を5分で要約
そこでこの市が導入したのが、AIによる音声認識と要約の技術でした。会議の音声をAIに聞かせると、自動で文字起こしを行い、さらには発言の要点までまとめてくれるのです。
その結果、これまで数時間かかっていた議事録作成の作業が、わずか5〜10分に短縮。
職員は、AIが作成した下書きを確認し、少し手直しするだけでよくなりました。
この市では、議事録作成だけでなく、文書作成やアイデア出しなど、様々な業務にAIを活用。
その結果、年間で約1万時間もの業務時間、人件費にして約3,800万円ものコスト削減を見込んでいます。
「時間」という、最も貴重な資源を生み出す
この物語は、AIが、私たちに「時間」という、最も貴重な資源を生み出してくれることを教えてくれます。
この記事では、AIによる議事録作成の自動化と業務効率化についてご紹介しました。
デジタルツールの導入やAIの活用は、あくまで選択肢の一つです。
まずは、ご自身の事業において「どのような業務に時間がかかっているか」「その時間を何に使いたいか」を整理してみることから始めてみてはいかがでしょうか。
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参考情報：本記事が基にした公開事例の出典元は以下のとおりです。
出典：プレスリリース（PR TIMES）大阪・泉大津市 生成AIにより年間約3,800万円の業務効率化実現へ
